Um aspecto interessante na implantação do SAP é que os novos usuários do sistema passam a compartilhar das mesmas dificuldades dos usuários de SAP em todo o mundo. Um problema na transação FB01, por exemplo, pode ter sido a mesma dificuldade de um usuário na Índia ou nos Estados Unidos e a solução pode se aplicar a dificuldade do usuário no Brasil. As transações são as mesmas, independente da instalação do ERP na empresa. O que muda é o uso. Algumas corporações utilizam mais transações e outras menos, de acordo com o escopo da implementação do ERP.
Nesta fase de preparação final, é para detalhar a estratégia de implantação para a solução desenvolvida ao longo das fases. Um plano para a entrada em produção do R/3, o famoso GO LIVE do SAP é elaborado e revisado pela gerência do projeto, é chamado de “Cutover”. O “Cutover” prevê cada atividade a ser executada para o GO LIVE. As atividades de “cutover” são especificadas pelo consultor do módulo SAP seguindo uma determinada seqüência para execução. É um período que demanda bastante atenção no detalhamento e execução das atividades.
Uma atividade em especial, a realização das cargas de dados mestres em ambiente produtivo, exige um seqüenciamento das cargas sem erros. Em função do seqüenciamento das atividades, em maior parte de forma serial, um atraso ou paralisação de atividade impede o início de uma atividade subseqüente.
A comunicação do andamento das atividades de “cutover” para o comitê gestor do projeto passa a ser diária. Algum gargalo identificado é relacionado e discutido na reunião do comitê gestor e gerência do projeto.
Nesta fase, boa parte do treinamento dos usuários finais deve estar concluída, o estresse teste do servidor de produção realizado e o ambiente disponível para as cargas. Os impactos de âmbito organizacional, nas pessoas, de processo e tecnológico, mapeados no blueprint, foram devidamente tratados, já não se mantém classificados como impactos na organização. Sobre os riscos do projeto, estes serão tratados no próximo tópico.
Para um projeto de implantação, as estratégiasde de forma padrão, adotadas para o GO LIVE são duas:
1 - Conhecida como “Big Ben”, é o desligamento de todos os sistemas previstos na data de corte e a partir daí o R/3 entra substituindo. Os sistemas desligados passam para a condição de sistemas legados e são usados para consultas ocasionais. O plano de “Cutover” prevê uma data de corte dos sistemas com um intervalo de, no máximo, uma semana entre o corte e a data de entrada em produção do R/3. Este intervalo é necessário para a migração de saldos de estoques e contas contábeis para o R/3.
Durante a semana que a organização está “sem sistema”, os apontamentos e transações são realizados em planilhas Excel, no papel ou algum outro recurso. É muito importante o trabalho prévio das áreas da organização com os clientes e fornecedores para que, durante este período, as transações com a organização sejam minimizadas ao máximo, de preferência, interrompidas. Após a migração dos saldos para o R/3, os apontamentos e transações são refeitos diretamente no novo sistema corporativo. Daí em diante, vida nova.
De acordo com a complexidade para o período de corte é previsível e recomendável a elaboração de um plano específico para o período. Segundo o plano, devido ao curto espaço de tempo, as atividades executadas não têm um horário definido para término. O pré-requito é a realização das atividades com êxito para liberação do ambiente produtivo dentro de uma semana. Caso alguma atividade do plano ficou pendente ou aconteceu algum erro desconhecido, se não resolvido internamente pela equipe de projeto, o comitê gestor deliberará sobre a ocorrência. A liberação do ambiente produtivo ficará a cargo de avaliação em conjunto com a gerência do projeto. É uma semana de trabalho intenso tanto para os key-users como para os consultores e pessoas envolvidas direta ou indiretamente no projeto.
2 - Estratégia adotada nos projetos é a implantação “em ondas” de implantação, conhecida também como implantação “faseada”. Esta estratégia prevê uma implantação inicial em um país ou empresa, segmento de negócio, planta ou área da organização e, após a estabilização do R/3, são feitas implantações sucessivas para os demais países ou empresas, segmentos de negócio, plantas ou áreas da organização.
A opção pelo uso dessa estratégia está normalmente relacionada com o gigantismo da organização, como por exemplo, a quantidade de usuários finais a serem treinados no R/3. Alguns fatores relevantes corroboram também, como diversidade e complexidade dos segmentos de negócio; questões regionais como a legislação tributária do país ou leis específica para o segmento de negócio, nova legislação, ou até mesmo, mudança na lei durante o projeto.
Na implantação em ondas os sistemas do cliente não são desligados imediatamente, mas os acessos dos usuários aos sistemas legados são bloqueados e os lançamentos e transações são feitos no R/3. Há alguns casos de projeto onde ocorreu paralelismo de sistemas após o GO LIVE. Esta é uma opção para acompanhar o fechamento de saldos entre os dois sistemas no primeiro mês da implantação.
O “GO LIVE" e suporte, corresponde à entrada em produção do R/3 e suporte aos usuários finais. Nesta fase, são verificadas as condições para entrar em produção com o R/3.
Na reunião conhecida como “GO NO GO”, em tradução livre “vai ou não vai”, é realizado um check list pelo comitê gestor do projeto onde os seguintes pontos são verificados:
- Conclusão do Teste Integrado;
- Percentual de execução do plano de Cutover;
- Percentual de execução do plano para o período de corte, se houver;
- Avaliação do “Safety Guarding” da SAP e planos de ação para mitigação dos riscos do projeto;
- Percentual de usuários finais treinados;
- Outros.
De acordo com as respostas ao check list uma avaliação do “GO NO GO” é realizada. Consiste essencialmente em avaliar se é possível entrar em produção ou não. A decisão é tomada pelo cliente auxiliado pela consultoria.
Sobre os itens do check list, algumas ponderações sob a óptica do gerente de projeto da consultoria, vejamos:
É pouco provável entrar em produção com o R/3 sem a conclusão e validação do Teste Integrado. Em raríssimos casos abre-se a exceção em função de interesses estratégicos do cliente, por exemplo, cumprir a data de GO LIVE pactuada com o conselho de acionistas. Desta forma, com o Teste Integrado não concluído, uma estratégia que a consultoria poderá adotar é renegociar com o cliente o período de suporte pós GO LIVE e estendê-lo.
Esta ação permitiria concluir o Teste Integrado dentro da fase de suporte. É importante salientar que esta medida é uma exceção e restritiva para Teste Integrado com processos pendentes de teste cuja validação, após a entrada em produção, não traz prejuízos para o negócio do cliente.
Sobre o plano de “Cutover” vale atentar para quatro pontos:
O primeiro é garantir, junto à equipe de Basis, que o ambiente produtivo do R/3 possui os requisitos para a entrada em produção. Exemplo, o resultado positivo no estresse teste. Esta é uma condição “sine qua non” para o GO LIVE. Caso o líder de Basis sinalizar alguma falta, não há GO LIVE até que o problema seja sanado.
Outro aspecto a observar em Basis é garantir os usuários e perfis de acesso, testados no Teste Integrado, criados no ambiente produtivo.
O terceiro ponto é assegurar com os líderes de Basis e consultor de cada módulo se o transporte das “Change Requests” foi com sucesso para o ambiente de produção. É comum o consultor do módulo SAP entrar no ambiente de produção e conferir se a parametrização foi transportada para lá. Caso seja identificada a falta de alguma customização, o consultor solicita o re-transporte da “Change Request” que contem a parametrização. Há também algumas atividades de customização que são feitas diretamente no ambiente produtivo, como os intervalos de numeração.
Os consultores de módulo sabem exatamente quais atividades devem ser feitas diretamente no ambiente produtivo. O gerente de projeto deve assegurar se as atividades também estão prontas.
O quarto ponto são as cargas de Dados Mestres e saldos de contas contábeis e estoques. Assegurar com os consultores o status da carga de dados e garantir o prazo para a sua conclusão até a véspera do GO LIVE.
Em linhas gerais de um plano de “cutover” os pontos acima garantem o sistema produtivo pronto para a entrada em produção.
Outros aspectos são observados pela gerência do projeto como mobilização dos usuários finais e equipes de apoio, plano de contingência para eventual indisponibilidade do SAP, continuidade do treinamento de usuários finais, infra-estrutura e ferramenta de “help desk” para a equipe de suporte ao usuário pós GO LIVE, etc.
Sobre o “Safety Guarding” da SAP é necessário passar com cada equipe do projeto o plano de ação para a mitigação dos riscos e constatar a sua conclusão. É igualmente importante reavaliar os riscos identificados nos documentos de Blueprint e garantir que os mesmos tenham sido mitigados.
Com a sinalização positiva do comitê gestor do projeto e avaliação dos pontos comentados acima é possível manter a data do GO LIVE, tanto para uma implantação com estratégia “Big Ben”, tanto para implantação na estratégia "Em Ondas".
Fonte site Mundo SAP
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